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TRATAMIENTO DE DATOS

1. OBJETIVO

Establecer los criterios sobre obtencion, recoleccion, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmision de datos personales, en cumplimineto y desarrollo de derecho constitucional de todas las pesonas a conocer, actualizar y rectificar de formar gratuita la informacion que racaude dobre ellas en base de datos.

 

2. ALCANCE

Esta politica aplica para todos los titulares de informacion personal que sea utilizada y/o se encuentre en las bases de datos de Ambientes Inteligentes SAS.

 

3. MARCO LEGAL

  • Constitucion Politica Articulo15
  • Ley 1266 de 2008Ley 1581 de 2012
  • Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010- Decreto reclamentario parcial No 1377 de 2013
  • Sentencia de la corte Constitucional C-1011 de 2008 y C-748 de 2011
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  • 4. GLOSARIO
  • 4.1 Dato personal: Cualquier informacion vinculada que puede asociarse a una o varias personas naturales determinadas o indeterminadas.
  • 4.2 Dato Publico: Es el dato que no sea semiorivado, privado o sensible. Son conciderados datos publicos, entre otros, los datos relativos a lestado civil de las presons, a su profesion u oficio y a su calidad de comerciante o servidor publico. Por su naturaleza, los datos publicos pueden estar contenidfos, entre otros, en registros publicos, documenytos publicos y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no esten sometidas a reservas.
  • 4.3 Autorizacion: Consentimineto previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamineto de datos personales.
  • 4.4 Base de Datos: Conjunto Organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  • 4.5 Encargado del tratamiento: Persona natural o juridica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
  • 4.6 Responsable del tratamineto: Persona ntural o juridica, publica o privada, que por si misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamineto de los datos.
  • 4.7 Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto del tratamiento
  • 4.8 Tratamiento: Cualquier operacion o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion.
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  • 5. PRINCIPIOS
  • Ambientes Inteligentes SAS aplicara lossiguentes principios, los cuales constituyen las reglas a seguir en la recoleccion, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales.
  • a) Principio de legalidad: El uso, captura, recoleccion y tratamiento de datos personales, se dara aplicacion a las disposiciones vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demas derechos fundamentals conexos.
  • b) Principio de Libertad: El uso, captura, rcoleccion y tratamiento de datos personales solo puede llevarse a cabo con el consentimiento, previo, expreso e informado del titula. Los datos personales no podran ser obtenidos o divulgados sin previa autorizacion o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que revele el consentimiento.
  • c)Principio de finalidad: El uso, captura, recoleccion y tratamiento dedatos personales a los que tenga acceso y sean copiados y recogidos por AMBIENTES INTELIGENTES SAS, estaran subordinados y atenderan una finalidad legitima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos personales.
  • d)Principio de veracidad o calidad: La informacion sujeta al uso, captura, recoleccion y tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohibe el tratamiento de datos parciales, incoompletos, fraccionados o que induscan al error.
  • e)Principio de Transparencia: el uso, captura recoleccion y tratamiento de datos personales debe garantizarle el derecho del titular a obtener de AMBIENTES INTELIGENTES SAS en cualquier momento y sin restricciones, informacion aerca de la existencia de cuaquier tipo de informacion o dato persoanl que sea de su interes o titularidad.
  • f)Principio de acceos y circulacion Restringida: Los datos personales, salvo informacion publica, no podran estar disponibles en internet u otros medios de divulgacion o comunicacion masiva, salvo que el accso sea tecnicamente controlable para brindar un consentimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados. Para stos propositos la obligacion de AMBIENTES INTELIGENTES SAS sera de medio.
  • g)Principio de seguridad:Los datos personales e informacion usada, capturada, rcolectada y sujeta a tratamiento por AMBIENTES INTELIGENTES SAS sera objeto de protcccion a medida en que los recursos tecnicos y estandares minimos asi lo permitan, a traves de la adopcion de medidas tecnologicas de proteccion, protocolos y todo tipo de medidas administrativas que sean necesatias para  otorgar seguridad de los registros y repositorios electronicos evitando su adulteracion, modificacion , perdida, consulta y en gneral en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
  • i) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las personas que admiistran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones decualquier tipo o se encuentren en bases o bancos de datos,  se comprometen a coservan y manteer de manera estrictamente confidencil y no reverarla a terceros, todas las informaciones personales, comeciales, contables, tecnicas, comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecucion y ejercicio de sus funciones.
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  • 6. DATOS SENSIBLES
  • Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar sus discriminacion, tales como aquellos que revelen el origen racial o etnico, la orientacion politica, las convicciones religiosas o fiosoficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promuevan intereses del ualquier partido politico o que garanticen los derechos y las grarntias de partidos politicos de oposicion, asi como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los dtos biometricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimineto, huellas digitales, fotografias, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano etc.
  • Se podra hacer uso y tratamineto de los datos catalogados como sensibles cuando:
  • a) El titular hayadado su autorizacion explicita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorizacion.
  • b) El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interes vital del titular y este se encuentre fisica o juridicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberan otorgar su autorizacion.
  • c)El trataiento sea efectuado en el curso de las actividades legitimas y con las debidas garantias por parte de una fundacion, ONG, asociacion o cualquier otro organismo sin animo de lucro, cuya finalidad sea politica, filosofica, religiosa o sindical, siempre que se refiera exclusivamente a sus mienbros o al as personas que mantengan contactos regulares por razon de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podran suministrar a terceros sin a autorizacion del titular.
  • d)El tratamiento se refiere a los datos que sean necesarios para el reconocimineto, ejercicio o defensa de un derecho en un procesos judicial.
  • e) El trataiento tenga una finalidad historica, estadistica o cientifica. En este evento deberan adoptarse las medidas conducentes a la supresion de identidad de los titulares.

 

7. AUTORIZACION DEL TITULAR

Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el trataiento se requiere la autorizacion previa, expresa e informada del titular, la cual debera ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificacion posterior.

La autorizacion del titular no sera necesaria cuando se trate de:

a)Informacion requerida por una entidad publica o administrativa que en ejercicio de las funciones legales o por orden judicial.

b)Datos de naturaleza publica

c)Casos de Urgencia medica o Sanitaria

d) Tratamiento de informacion autorizado por la ley para fines historicos, estadisticos o cientificos.

e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas

 

8. DEBERES DE AMBIENTES INTELIGENTES SAS DE INFORMACION COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

Cuando AMBIENTES INTELIGENTES SAS actue como responsable del tratamiento de datos personales, cumplira con los siguentes deberes:

a) Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de HABEAS DATA

b)Solicitar y conservar, copia de l respectiva autorizacion otorgada por el titular

c)Informar debidamente al titular sobre la finalidad de la recolecion y los derechos que le asisten por virtud de la autorizacion otorgada

d)Conservar la informacion bajo las condiciones de seguriad necesarias para impedir su adulteracion, perdida, consulta uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e) Garantizar que la informacion que se suministre al encargado del trataiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, cmprobable y comprensible.

f) Actualizar la informacion, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamineto, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demas medidas necesarias para que la inforamcion suministrada a este se mantenga actualizada.

g)Rectificar la informacion cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h)Suministrar al encargado del tratamiento, segun el caso, unicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado.

i)Exigir al encargado del tratamineto en todo momento, el respeto de las condiciones se seguridad y privacidad de la informacion del titular.

j) Tramitar las consultas y reclamos formulados.

k)Informar al encargado del tratamiwnto cuadno determinada informacion dseencuentra en discusion por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamacion y no haya finalizado el tramite respectivo.

l)Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos.

m)Informar a la autoridad de proteccion de datos cuando se presenten violaciones a los codigos de seguridad y existan riesgos en la administracion de la informacion de los titulares.

 

9. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO

La recoleccion, almacenamiento, uso, circulacion o supresion de datos personales por parte de AMBIENTES INTELIGENTES SAS, requiere del consentimineto libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.

AMBIENTES INTELIGENTES SAS utilizara los mecanismos con que cuenta actualmente, e implemntara y adoptara las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos tecnicos o tecnologicos idoneos de cuando y como obtuvo autorizacion por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterio, se podran establecer archivos fisicos o repositorios electronicos realizados de manera directa o atraves de terceroscontratados para tal fin.

 

10. AVISO DE PRIVACIDAD

El aviso de Privacidad es el documento fisico, electronico o en cualquier otro formato conocido o por conocer, que es puesto a disposicion del titular para el tratamiento de sus datos personales. A traves de este docuemnto se informa al titular la informacion relativa a la existencia de las politicas de tratamiento de informacion que le seran aplicables, la forma de acceder a las mismas y las caracteristicas del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

 

11. CONSULTAS

Los titulares, o sus causahabientes podran consultar la informacion personal del titular que repose en cualquier base de datos. En consecuencia, AMBIENTES INTELIGENTES SAS garantizara el derecho de consulta, suministrando a los titulares, toda la informacion contenida en el registro individual o que este vinculada con la identificacion del titular.

Con respeto a la atencion de solicitudes de consulta de datos personales AMBIENTES INTELIGENTES SAS garantiza:

a)Habilitar medios de comunicacion electronica u otros datos que considere pertinentes.

b)Establecer formularios, sistemas y otros metodos simplificados, mismos que deben ser informados en el aviso de privacidad.

c) Utilizar los servicios de atencion al cliente o de reclamaciones que tiene en operacion.

d) En cualquier caso, independientemente del mecanismo emplementado para la atencion de solicitudes de consulta, las mismas seran atendidas en un termino maximo de diez (10) dias habiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informara al interesado antes del vencimiento de los 10 doas, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atendera su consulta, la cual en ningun caso podra superar los cinco (5) diashabiles siguentes al venciiento del primer plazo.

 

12. RECLAMOS

El titular o sus causahabientes que consideren que la informacion contenida en una base de datos debe ser objeto de correccion, actualizacion o supresion, o cuando adviertan del presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podran presentar un reclamo ante el Responsable del tratamiento de datos, canalizandola y remitiendola a traves del canal designado y cuyos datos de contacto se concretan mas adelante y que ejercera la funcion de proteccion de datos personales al interio de AMBIENTES INTELIGENTES SAS.

El reclamo lo podra presentar el titular, teniendo en cuenta la informacion señalada en el articulo 15 de la ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013 y demas normas que los modifiquen o adicionen.

 

13. PROCEDIMIENTOS PARA GARANTIZAR EL DERECHO A PRESENTAR RECLAMOS

En cualquier momento y de manera gratuita el titular o su representante podran solicitar al personal de AMBIENTES INTELIGENTES SAS la rectificacion o suspencion de sus datos personales, previa acreditacion de su identidad.

Los derechos de rectificacion, actualizacion o supresion unicamente se podran ejercer por:

a) El titular o sus causahabientes, previa acreditacion de su identidad, o atraves de instrumentos electronicos que le permitan identificarse.

b) Su representante, previa acreditacion de la representacion.

c) Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta al titular, debera acreditarse en debida forma la personeria o mandato para actuar; y en caso de no acreditar tal calidad, la solicitud se tendra por no presentada.

d)La solicitud de retificacion, actualizacion o supresion debe ser presentada a traves de los medios habilitados por AMBIENTES INTELIGENTES SAS señalados en el aviso de privacidad y contener, como minimo, la siguente informacion:

  • *El nombre y datos de contacto del titular para recibir la respuesta
  • *Los docuemntos que acrediten la identidad o la personalidad de su representante.
  • *La descripcion clara y precisa de los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
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  • 14. REVOCATORIA DE LA AUTORIZACION Y/O SUPRESION DE DATOS
  • Los titulares podran en todos momento solicitar a AMBIENTES INTELIGENTES SAS la supresion de sus datos personales y/o rvocar la autorizacion otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentacion de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el arrticulo 15 de la ley 1581 de2012.
  • La solicitud de supresion de la informacion y la revocatoria de la autorizacion no procederan cuando el titular tenga un deber legal o contactual de permanecer en la base de datos.
  • Se debera tener en cuenta que existen dos modalidades en las que la revocacion del consentimineto puede darse. LA primera, puede ser sobre la totalidad de las finalidades consentidas, esto es, que AMBIENTES INTELIGENTES SAS deba dejar de tratar por completo los datos del titular; la segunda, puede ocurrir sobre tipos de tratamiento determinados, esto es, la revocacion parcial del consentimiento.
  • Si vencido el termino legal respectivo, el responsable y/o el encargado, segun fuera el caso, no hubieran eliminado los datos personales, el titular tendra derecho a solicitar a la Super Intendencia de Industria y Comercio que ordene la revocatoria de la autorizacion y/o la suspencion de los datos personales. Para estos efectos se aplicara el procedimineto desctrito en el articulo 22 de la Ley 1581 de 2012.
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  • 15. ESTRUCTURA SOBRE PROTECCION Y TRATAMIENTO DE DATOS

AMBIENTES INTELIGENTES SAS cuenta con una infraesstructura administrativa destinada, entre otras funciones, a asegurar la debida atencion de requerimientos, peticones, consultas, quejas y reclamos relativos a la proteccion de datos, a fin de garantizar el ejecicio de los derechos contenidos de la constitucion y de la ley, especialmente el derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir informacion personal; asi como el derecho a revocar el consentiineto otorgado para el tratamiento de datos personales.

 

16. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

Los datos personales de los titulares son recolectados por las compañias en desarrollo de su objeto social, con la finalidad de:

*Realizar campañas de publicidad y mercadeo, para ofrecer descuentos o promociones de productos o servicios propios o de terceros

*Implementar programas de fidelizacion

*Preparar estudios de mercado que permitan establecer preferencias de consumo o determinar habitos de pago.

*Realizar estudios de credito, cobranza o riesgo crediticio.

*Adelantar convenios comerciales, eventos o programs instituacionales directamente o en asocio con terceros.

*Verificacion de datosa traves de consulta a bases de datos publicas o centrales de riesgos.

*Actividades de georeferenciacion, segmentacion y estudios estadisticos.

*Enviar informacion que se considere de interes a traves de diferentes medios.

*Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobrnza de las obligaciones

*Dar cumplimineto a las obligaciones legales de informacion a los entes administrativos o judiciales asi como a las autoridades competentes que asi lo requieran

*Compartir con terceros que colaboran con la compañia y que para el cumplimiento de sus funciones , deban acceder en alguna medida a la informacion, tales como: Proveedores de servicio de mensajeria, agenias de publicidad, casas de cobranzas, proveedores de productos y centro de servicios para efectos de garantia,entere otros.

*Realizar la consulta y reporte de las obligaciones a las centrales de riesgo crediticio.

*Ejecutar los contratos que tienen suscritos

*Soportar los procesos de auditoria

*Cualquier otra finalidad que llegare a resultar en desarrollo delcontrato o la relacion comercial entre las compañias y el titular.

 

La informacion suministrada por el titular, solo sera utilizada para os propositos aqui señalados y una vez cese la necesidad del tratamiento de los datos personales, los mismos podran ser eliinados de las bases de ddatos de las compañias o archivados en terminos seguros a efectos de solo ser divulgados cuando la ley asi lo exija.

Las compañias dentro de su objeto social ycon lafinalidad de desarrollar las actividades antes referidas, recolecta de sis Titulares informacion referente asus datos personales, como por ejecplo: nobre, direccion, telefono, documento de identidad, correo electronico, datos laborales, ocupacion, informacion sobre bienes poseidos, datos financieros (ingresos, gastos, patrimonio, crditos), entre otros.

 

17. INFORMACION Y MECCANISMOS DE CONTACTO DISPUESTOS POR LAS COMPAÑIAS COMO RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

RAZON SOCIAL: Ambientes Inteligentes SAS

NIT: 811.035.383-9

TELEFONO: 444 4755 Ext 311

DOMICILIO: Medellin- Antioquia

DIRECCION: Cll 29 c No 55-41

CORREO ELECTRONICO: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

PAGINA WEB: www.a-int.co

 

Cualquier consulta que tenga un titular sobre su informacion o datos personales o cuando considere necesatio instaurar una solicitud de informacion o que considere que sus derechishan sido vulnerados en relacion con el uso y el manejo de su informacion; podra hacerlo a traves del siguente correo electronico: This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.

Si dentro del los diez (10) dias señalados, no fiere posible para la compañia atender la consulta, el area correspondiente debera informar al intersado, los motivos de la demora e indicarle la fecha en que se atendera la misma, lacual en ningun caso podra superar loscinco (5) dias habiles siguentes al vencimineto del primer termino.

 

18. AREA RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

El area de Servicio al cliente de AMBIENTES INTELIGENTES SAS sera el area encargada de recibir las peticiones, quejas o reclamos de los TItulares de Los Datos Personales.

 

Esta area se encargara de reaizar el procedimineto interno que sea necesario a efectos d garantizar una respuesta clara, eficiente, comprensible y oportuna al Titulas del dato.

 

 

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